广厦(中国)有限公司
产品服务
资料数字化转换服务：流程、交付与风险确认
广厦提供的资料数字化转换服务，帮助客户将纸质资料高效转换为电子文档，实现快速检索与远程查阅。服务涵盖需求沟通、资料评估、扫描处理、OCR识别、电子归档和交付验收。客户需提前准备原始资料清单和分类需求，我们提供标准流程与风险确认机制，确保转换质量与信息安全。通过本页，您将了解服务目标、输入要求、执行步骤和交付确认方式，为合作做好充分准备。
服务台账
任务、资料、交接和后续负责人
服务页用交付视角组织输入资料、执行动作、验收口径和后续跟进。
服务流程与交付节点
本表展示资料数字化转换的四个关键阶段，包括每个阶段需要客户提供的输入资料、广厦执行的具体动作以及最终交付的内容，帮助客户了解合作全貌。
| 阶段 | 输入资料 | 执行动作 | 交付内容 |
|---|---|---|---|
| 需求沟通与评估 | 资料清单、分类需求、保密等级 | 了解资料现状，制定转换方案与报价 | 服务方案、报价单、保密协议 |
| 资料交接与预处理 | 待转换纸质资料、交接单 | 清点资料、拆装展平、编号登记 | 资料交接确认单、预处理记录 |
| 扫描与OCR识别 | 预处理后的资料 | 扫描采集、OCR识别、人工校对、建立目录 | 电子文件包（图像+文本+目录） |
| 交付与验收 | 验收标准、修改意见 | 客户验收、调整修改、签署报告 | 验收报告、最终电子文件、维护服务说明 |
服务风险与确认方式
本表列出资料数字化转换过程中可能遇到的常见风险，以及广厦与客户如何共同确认和跟进，确保服务顺利进行。
| 事项 | 常见风险 | 确认方式 | 跟进动作 |
|---|---|---|---|
| 资料数量与状态 | 实际数量与清单不符，资料破损或缺失 | 交接时双方共同清点并签字确认 | 发现差异立即沟通，补充或调整方案 |
| 扫描质量 | 图像模糊、歪斜、颜色失真 | 客户抽样检查，提供质检报告 | 不合格文件重新扫描，调整参数 |
| OCR识别准确率 | 识别错误率高于约定标准 | 提供校对记录，客户可指定抽查比例 | 人工修正错误，直至达标 |
| 信息安全 | 资料泄露或丢失 | 签署保密协议，作业区域监控，加密传输 | 定期安全检查，客户可随时要求销毁资料 |
服务目标
广厦的资料数字化转换服务，旨在帮助企业和机构将大量纸质资料高效转换为电子文档，解决存储空间不足、检索困难、远程查阅不便等问题。无论是历史档案、合同文本还是日常文件，通过专业扫描、OCR识别和结构化归档，客户可以快速实现资料的数字化管理，提升工作效率和资料利用率。
本服务适用于各类需要长期保存或频繁调阅的纸质资料，包括但不限于合同、凭证、报告、图纸、人事档案等。客户可根据自身需求选择批量转换或按需分批处理，我们提供从资料评估、设备配置到最终交付的全流程支持。服务过程中注重资料安全与保密，确保每一份文件都得到妥善处理。
通过数字化转换，客户不仅能够节省物理存储空间，还能实现资料的快速检索、版本控制和权限管理，为后续的合规审查、审计准备和业务决策提供可靠的数据基础。广厦以客户需求为导向，确保转换质量符合行业标准，并提供后续的维护与咨询服务。
资料输入
客户需要提供的输入资料包括所有待转换的纸质文件，以及必要的分类信息或索引要求。资料可以是散页、装订册、卡片或图纸等多种形态，我们根据资料类型和数量制定合理的处理方案。建议客户在服务开始前整理一份资料清单，注明每份文件的名称、页数和重要程度，以便我们进行准确评估和报价。
对于特殊资料，如破损文件、彩色图纸或带有装订的册子，客户需提前说明，我们会采用专业设备和工艺进行处理，确保原始资料不受损坏。同时，客户需明确资料的保密等级和访问权限，我们可签署保密协议并采取加密传输、权限控制等措施保障信息安全。
在资料交接环节，客户可选择将资料送至广厦服务点或由我们安排专人上门收取。交接时双方共同清点并签署资料交接单，明确资料数量、状态和保管责任。对于重要资料，我们建议客户保留复印件或拍照存档，以备核查。
执行动作
资料数字化转换的执行动作包括多个专业环节：首先对资料进行预处理，包括拆装、展平、清洁和编号，确保每页文件适合扫描。然后使用高速扫描仪或专业平板扫描设备进行图像采集，根据资料类型调整分辨率、色彩模式和存储格式，通常采用300-600 DPI的彩色或灰度扫描。
扫描完成后，利用OCR（光学字符识别）技术对图像中的文字进行识别，生成可编辑的电子文档。对于识别结果，我们会进行人工校对和格式调整，确保文字准确率达到99%以上。同时，根据客户要求建立电子目录和索引，支持按文件名、日期、关键词等多种方式检索。
最终生成的电子文件以PDF、TIFF或JPEG等通用格式交付，并按照客户指定的分类体系进行归档。对于大批量资料，我们提供分批次交付和阶段性进度报告，让客户随时了解转换进度。整个执行过程中，我们保留详细的作业记录，包括扫描参数、校对记录和质检报告，确保服务可追溯。
交付确认
交付确认是服务流程的关键环节。广厦在完成资料数字化转换后，会向客户提供完整的电子文件包，包括原始扫描图像、OCR识别文本、电子目录和索引文件。客户可通过我们提供的在线平台或移动存储设备进行验收，检查文件数量、图像质量和文字识别准确性。
验收标准包括：文件数量与原始资料清单一致，图像清晰无变形，文字识别准确率达标，目录结构符合约定要求。客户可在验收期内提出修改意见，我们免费进行调整和补充。验收通过后，双方签署服务验收报告，确认服务完成。
交付完成后，广厦提供为期三个月的免费维护服务，包括文件格式转换、目录调整和技术支持。客户如需长期维护或定期更新，可选择我们的长期资料维护服务。此外，我们还会根据客户反馈持续优化服务流程，确保后续合作更加顺畅。
相关问题
资料数字化转换服务适合哪些类型的资料？
本服务适用于各类纸质资料，包括合同、凭证、报告、图纸、人事档案、历史档案、证书、手册等。无论是散页还是装订册，我们都能根据资料特点制定合适的处理方案。对于特殊材质或尺寸的资料，建议提前沟通以确定最佳工艺。
客户需要提前准备什么？
客户需整理待转换的资料清单，注明文件名称、页数和重要程度。对于保密资料，可提前说明保密等级。同时，建议客户明确分类需求和检索方式，以便我们建立符合使用习惯的电子目录。如果资料较多，可分批提供，我们按批次进行转换和交付。
转换后的电子文件质量如何保证？
我们采用专业扫描设备，分辨率可调至600 DPI以上，确保图像清晰。OCR识别后由人工校对，文字准确率不低于99%。每批资料均经过质检，并提供作业记录和质检报告。客户可在验收期内提出修改意见，我们免费调整。
资料安全如何保障？
广厦重视客户资料安全，可签署保密协议。转换过程中，资料由专人保管，作业区域设有门禁和监控。电子文件通过加密传输，交付后客户可自行设置访问权限。对于敏感资料，我们提供物理销毁或退回原始资料的服务。