广厦(中国)有限公司
产品服务
合同文本整理归档服务流程与交付说明
广厦提供专业合同文本整理归档服务，帮助合同量大的企业实现合同规范化管理。服务涵盖需求沟通、资料输入、分类编号、电子化扫描、目录编制与验收确认。客户只需提供原始合同文件，广厦团队负责全流程整理，最终交付电子目录与实体档案，显著提升合同查阅效率并降低管理风险。适用于日常合同管理、审计准备等场景。
服务台账
任务、资料、交接和后续负责人
服务页用交付视角组织输入资料、执行动作、验收口径和后续跟进。
服务流程与交付节点
本表展示合同文本整理归档服务的四个主要阶段、客户需提供的资料、广厦执行动作以及每个阶段的交付内容，帮助客户了解服务全流程。
| 阶段 | 输入资料 | 执行动作 | 交付内容 |
|---|---|---|---|
| 需求沟通 | 合同数量、类型、分类要求 | 明确服务范围、编号规则、保密要求 | 服务方案与报价 |
| 资料输入 | 原始合同文件（纸质或电子） | 接收资料并出具接收清单 | 资料接收确认单 |
| 执行整理 | 分类标准、编号规则 | 分类、编号、扫描、目录编制 | 电子目录、PDF扫描件 |
| 验收确认 | 电子目录、扫描件、实体档案 | 客户核对并签署验收报告 | 验收报告、最终交付物 |
服务风险与确认方式
本表列出合同文本整理归档服务中可能出现的常见风险、确认方式及跟进动作，帮助客户提前了解并配合规避风险。
| 事项 | 常见风险 | 确认方式 | 跟进动作 |
|---|---|---|---|
| 合同分类标准 | 分类不合理导致后续查找困难 | 沟通阶段确认分类方案 | 客户提供业务部门分类偏好 |
| 合同完整性 | 遗漏合同或附件缺失 | 客户提供资料清单，广厦核对 | 客户补交缺失资料 |
| 扫描质量 | 扫描件模糊或漏页 | 客户抽检扫描件 | 广厦重新扫描并替换 |
| 验收标准 | 客户对交付成果不满意 | 验收清单逐项确认 | 广厦在维护期内免费调整 |
服务目标
对于合同量大的企业，合同文件散乱存放不仅影响查阅效率，还可能带来管理风险。广厦合同文本整理归档服务旨在帮助企业将大量合同文件进行规范化整理，包括分类、编号、电子化扫描和归档，建立清晰的电子目录，使每份合同都能快速定位。
服务面向企业行政、商务人员及资料管理人员，适用于日常合同管理、审计准备、合同到期提醒等场景。通过系统化整理，企业可以大幅降低合同遗失或混淆的风险，同时为后续合同管理数字化打下基础。
广厦团队拥有丰富的企业资料整理经验，全程以客户需求为中心，确保服务高效、结果可靠。服务完成后，客户将获得完整的电子目录和实体档案，并可根据需要选择长期维护支持。
资料输入
客户需要提供的资料包括所有待整理的原始合同文件，无论是纸质版还是电子版均可。纸质合同建议按时间或项目初步分类，电子合同可提供文件夹或压缩包。此外，客户还需提供合同管理的基本要求，例如分类标准、编号规则或保密等级。
广厦会在服务启动前与客户沟通，明确资料范围、数量及特殊要求。对于涉及商业秘密的合同，广厦可签署保密协议，确保信息安全。客户无需自行整理或预处理，只需将原始资料交付即可。
资料输入阶段通常需要1-2个工作日完成交接确认，具体时间取决于合同数量和类型。广厦会提供资料接收清单，双方确认后进入执行阶段。
执行动作
广厦团队根据合同类型、业务部门或时间范围制定分类方案，对每份合同进行唯一编号，并建立索引目录。对于纸质合同，进行高清扫描并生成PDF电子文件，确保文字清晰可读。扫描件按编号规则命名，与实体档案一一对应。
执行过程中，团队会定期向客户汇报进度，并针对分类标准或编号规则中的疑问及时沟通确认。对于合同内容中的关键信息（如签约方、金额、有效期），可选择性提取并录入电子表格，便于后续检索。
所有操作均在广厦内部完成，客户无需到场。广厦使用专业扫描设备和加密存储，确保资料安全。执行周期根据合同数量而定，通常每1000份合同需要5-7个工作日。
交付确认
服务完成后，广厦向客户交付以下成果：电子目录（含编号、合同名称、签约方、有效期等关键信息）、PDF扫描件（按编号命名）、实体档案（按编号顺序排列的文件夹或档案盒）。客户可通过电子目录快速定位任意合同。
客户需对交付成果进行验收，核对目录与实际文件是否一致、扫描件是否清晰、编号是否连续。广厦提供验收清单，客户逐项确认后签署验收报告。如有任何问题，广厦将在3个工作日内免费修正。
验收通过后，广厦提供1个月的免费维护期，期间客户可提出调整需求（如补充扫描、修改编号等）。后续可选择长期维护服务，包括定期更新、合同到期提醒等。
相关问题
合同文本整理归档服务适合哪些企业？
适合合同量大、合同管理混乱或需要审计准备的企业，尤其是商务部门、法务部门或行政管理部门。无论是纸质合同还是电子合同，广厦均可提供整理归档服务。
客户需要提前准备什么材料？
客户只需提供所有待整理的原始合同文件，以及基本的分类要求或编号规则。广厦会提供资料接收清单，客户无需自行预处理。
服务完成后如何确认结果？
广厦提供验收清单，客户可核对电子目录、扫描件和实体档案的一致性。确认无误后签署验收报告。如有问题，广厦免费修正。
服务过程中如何保证合同信息安全？
广厦可签署保密协议，所有操作在内部完成，使用加密存储和传输。扫描后的电子文件仅交付给客户指定人员。