广厦(中国)有限公司
交付物一：资料目录清单
当企业行政或资料管理人员完成一轮资料整理后，首先需要一份清晰的目录清单来掌握所有文件的存放位置和基本信息。广厦在整理过程中会为每份资料分配唯一编号，并记录名称、存放位置、所属部门、起止时间等关键字段，最终生成一份完整的资料目录清单。这份清单既可以电子表格形式交付，也可以打印成纸质版供现场核对。收到清单后，建议客户逐条确认编号是否连续、名称是否与实际文件一致，确保目录与实物一一对应。
目录清单的作用不仅限于交接时的核对，更是日常检索和后续维护的基础。当需要查阅某份合同或工商资料时，通过目录中的编号和位置信息可以快速定位，避免翻找大量文件。广厦会在清单中额外标注“已归档”“相关”等状态字段，帮助管理人员了解每份资料的整理进度。对于有多个部门或多个档案柜的企业，清单还可以按部门或区域分类，便于分权管理。交接时建议双方在清单上签字，作为第一批交付物的验收依据。
交付物二：归档模板和培训材料
目录清单交付后，广厦会同步提供归档模板和培训材料。归档模板包括统一的文件夹标签格式、档案盒侧脊标签、电子文件命名规则以及资料借阅登记表等。这些模板采用通用办公软件格式（如Word、Excel），客户可以直接在内部复用，无需重新设计格式。例如，标签模板中已预设公司名称、资料类别、年度、保管期限等字段，打印后粘贴到档案盒上即可。
培训材料则是一套操作手册和简短的课件，面向负责后续维护的同事。手册内容涵盖资料分类标准、电子文件命名规则、借阅流程、定期盘点方法等。广厦建议在交接后一周内安排一次内部培训，由参与整理的项目顾问现场讲解模板使用方法，并解答常见问题。培训后，管理人员可以按照手册独立完成新增资料的归档，以及日常的借阅登记和定期检查。这些材料不仅帮助客户平稳过渡，也减少了因人员变动导致的管理断层风险。
交付物三：验收报告和维护计划
验收报告是服务完成后的正式确认文件，记录了整理的总数量、分类情况、质量检查结果以及发现的问题处理方式。例如，报告中会列出“合同类资料共120份，其中100份已完成归档，20份因缺少签字需补签”等具体信息。客户与广厦项目顾问共同核对后，双方在验收报告上签字，表示对整理结果认可。这份报告同时作为服务费用的结算依据之一。
维护计划则是一份时间表，建议客户在整理完成后按季度或半年进行一次资料盘点，每年进行一次全面复核。维护计划中会注明每类资料的保管期限（如合同保管10年、工商资料永久保管），以及到期后的销毁或续存流程。广厦也会在计划中提供联系渠道，客户在后续维护中遇到问题可随时咨询。对于需要长期合规管理的企业，维护计划能帮助资料管理人员提前安排工作节奏，避免资料堆积或遗忘。
交付物四：服务记录用于追溯
服务记录是贯穿整个整理过程的沟通与进度文件，包括需求沟通纪要、每周进度报告、问题处理记录以及最终的服务总结。这些记录在交接时一并交付，便于客户追溯每个环节的决策和操作。例如，如果某份资料在整理过程中发现缺失，服务记录中会写明缺失原因、客户反馈的补充情况以及最终处理结果。当内部审计或外部检查需要了解资料管理历史时，服务记录可以提供完整的证据链。
服务记录的价值不仅在于追溯，还能帮助客户优化后续的整理流程。通过回顾沟通记录和问题处理方式，管理人员可以识别出常见的资料缺失类型（如签字不全、版本未更新），并针对性地改进前端归档规范。广厦建议客户将服务记录与验收报告一同存档，作为该批次资料整理项目的完整档案。后续若有新的整理需求，这些记录也能帮助双方快速对齐历史背景，提升再次合作的效率。